직장 전화예절, 전화 받을때는 어떻게 해야 할까?

오늘은 직장 전화예절 이야기를 해 볼까 하는데요..

 

처음 신입사원으로 입사하고, 첫 전화를 받았을 때가 생각이 나네요.. -_-

내 앞에 놓인 컴퓨터 한대와 전화 한대.. 별다른 전화예절을 배우지 못했던 때인지라, 전화 벨소리가 큰 공포로 다가왔더랬죠.. ㅡㅡ;;

 

 

 

회사의 문화를 파악하자!

 

회사마다, 전화응대에 대한 문화와 방식이 약간씩 다릅니다.

또한, 회사 내부의 사람들과 외부 사람들에게 대하는 것도 다르고 말이죠..

 

하지만, 어떤 경우에도, 본인을 먼저 밝히고 예의바르게 해야 하는 것은 어느 회사나 공통적인 부분일 겁니다.

 

전화예절은..

 

직접적으로 얼굴을 보지 않기 때문에, 오해가 생길 여지가 많습니다.

신입사원의 경우, 전화 한통화로 그 사람의 업무능력과 인간성이 판단되는 경우도 많죠..

 

직장에서는, '적'을 만들지 않는게 중요한데..

그러한 적을 만들지 않기 위해서는, 최대한 예절을 갖춰 전화응대를 할 필요가 있습니다.

 

또한, 외부의 이해관계자와의 통화는, 영업의 성과와 직결되는 경우도 많고..

기업의 이미지를 높일 수도, 낮출 수도 있기 때문에 최대한 좋은 인상을 심어주려 노력할 필요가 있습니다.

 

 

 

실전~ 직장 전화예절

 

전화를 받을 때에는, 항상 1. 본인이 누구인지를 밝혀야 합니다.

회사 내에서는 팀, 성명, 직급이 기본이고, 고객과의 통화는 회사이름을 대야 합니다.. 이것이 기본중에 기본이죠.. ^^

 

다음, 2. 메모를 항상 준비하도록 합니다.

회사에서의 통화는 친구와 농담따먹기 하는 전화통화가 아니죠.. -_-

 

전화가 울림과 동시에, 메모지와 펜을 본능적으로(?) 준비하고, 통화를 하면서 체크할 부분들을 메모 하도록 합니다.

 

다음..

 

다른 사람을 대신해서 전화를 받았을 때에는..

3. 본인이 당사자가 아님을 밝히고, 언제 통화가 가능한지를 알려주도록 합니다.

 

전화를 거는 분들 중에서는 담당자가 누군지 모르고 팀으로 전화를 거는 경우도 많은데요..

개인적으로 회사 내부에서 업무상 전화를 하다 보면, "내 업무 아닌데 왜, 나한테 전화를 거냐"는 식의 반응을 보이는 분들을 간혹 봅니다.

 

뭐.. 되게 어이없다는 반응들이죠.. -_- (그런 반응 보이면 제가 더 어이가 없습니다.. ㅡㅡa)

그렇게 하면, 팀에 대한 이미지만 나빠질 뿐이죠..

 

비록, 본인의 업무가 아니더라도, 어차피 팀 일이니까요..

본인의 업무가 너무 바쁘지 않는 한, 최대한 알아봐 주려는 자세가 필요합니다. 특히~ 신입사원의 경우에는 말이죠..

 

본인이 전혀 모르는 일이거나, 담당자만 처리가능한 일이라면..

업무의 담당자가 아님을 정중히 이야기 하고, 언제 담당자와 통화가 가능한지 알려주도록 합니다.

 

그리고..

 

업무를 하다보면, 전화통화를 지속할 수 없는 경우가 발생을 하는데요..

이 때에는, 바쁘다고 기약없이 끊지 마시고, 4. 다시 통화가 가능한 시간이나.. 본인이 전화를 줄 수 있는 시간을 다시 이야기 한 후 업무처리를 하는게 좋습니다.

 

오늘은, 간단하게 직장 전화예절 이야기를 해 봤는데요..

 

개인적으로, 인사노무쪽 업무를 하는지라..

업무의 특성상 하루의 1/3 정도를 회사 내부의 여러 부서와 통화를 하는데요..

 

전화를 오래 하다보니, 전화 한통화만 해 봐도 상대방이 직장을 대하는 태도가 느껴지더군요..

여기에.. 간혹, 사람됨됨이 까지 저도 모르게 판단을 하게 되는 경우가 생기더라고요..

 

매너 없는 사람으로 매도되지 않으려면..

비록 얼굴을 볼 수 없어도, 오히려 더 신경써야 하는게 직장에서의 전화예절이 아닐까.. 그런 생각을 해 봅니다. ^^